Automaten-Glossar

EVA-DTS ist ein europäischer Standard, über den dein Automat seine Zählerstände – Verkäufe, Bargeld, Ereignisse – als Datei meldet. So kommen die Zahlen automatisch in die App, ohne dass du etwas ablesen oder abtippen musst.

EVA-DTS ist ein europäischer Standard dafür, wie Verkaufsautomaten ihre Daten weitergeben. Dein Automat zählt intern alles mit – jeden Verkauf, jede Münze, jede Störung – und packt diese Zählerstände in eine Datei im EVA-DTS-Format. Wichtig zu wissen: Die Zähler laufen einfach immer weiter, wie der Kilometerzähler im Auto. Deshalb rechnet die App bei jeder Auslesung die Differenz zum letzten Stand aus. Beispiel: Steht der Bargeld-Zähler deines Kaffeeautomaten heute bei 1.250 € und stand er letzte Woche bei 1.100 €, weißt du, dass diese Woche 150 € eingenommen wurden – ganz ohne den Automaten aufzuschließen.

Eine Auslesung ist der Moment, in dem die App die aktuellen Zählerstände deines Automaten empfängt und mit dem letzten Stand vergleicht. Daraus entstehen deine Verkaufs- und Bargeldzahlen in der App.

Bei einer EVA-DTS-Auslesung schickt dein Automat seine aktuellen Zählerstände als Datei an die App. Die App vergleicht sie mit der letzten Auslesung und rechnet aus, was seitdem passiert ist: wie viel verkauft wurde und wie viel Bargeld dazugekommen ist. Die allererste Auslesung ist nur der Startpunkt – erst ab der zweiten gibt es etwas zu vergleichen. Beispiel: Wenn in der App „Füllstand laut EVA-DTS-Auslesung vom 12.07.“ steht, stammt diese Zahl aus der letzten Datei, die dein Automat geschickt hat. Ist für den Automaten das Kassenbuch aktiv, verbucht die App die Bargeld-Veränderungen dort automatisch.

Der Bordcomputer deines Automaten. Er steuert alle Bauteile – vom Münzwechsler bis zur Produktausgabe – und liefert die Daten, die du in der App siehst.

VMC steht für „Vending Machine Controller“ – das ist der zentrale Computer in deinem Automaten, sozusagen sein Gehirn. Alle Bauteile wie Münzwechsler, Banknotenleser und Zahlungsterminal sind an ihn angeschlossen und melden ihm, was sie tun. Der VMC-Controller zählt die Verkäufe und das Bargeld mit und stellt diese Zählerstände im EVA-DTS-Format bereit, das die App ausliest. Ein Beispiel: Du lässt an deinem älteren Snackautomaten ein Kartenzahlungsgerät nachrüsten – der Techniker schließt es einfach an den VMC-Controller an, und ab dann tauchen auch die Kartenzahlungen in deinen Zählerständen auf.

Das Zahlungsterminal ist das Kartenlesegerät an deinem Automaten. Deine Kunden halten Karte oder Handy dran und zahlen bargeldlos – jede Zahlung erscheint automatisch in der App.

Ein Zahlungsterminal ist das kleine Gerät am Automaten, an dem deine Kunden mit Karte oder Handy bezahlen. Statt Münzen zu suchen, halten sie einfach ihre Karte dran – das Terminal wickelt die Zahlung ab und meldet sie an die App. Beispiel: Vor deinem Kiosk steht ein Getränkeautomat mit Terminal. Ein Kunde ohne Kleingeld zahlt seine Cola per Handy, und du siehst den Verkauf kurz danach in der App – ohne selbst vor Ort zu sein. In dieser App verbindest du ein Terminal über seine Terminal-ID mit dem passenden Automaten.

Das letzte Lebenszeichen deines Automaten: der Zeitpunkt, zu dem er sich zuletzt bei der App gemeldet hat. Liegt er lange zurück, ist der Automat vermutlich offline.

Deine Automaten melden sich regelmäßig von selbst bei der App — jede dieser Meldungen ist ein Ping. In der Übersicht siehst du bei jedem Automaten den letzten Ping und erkennst so auf einen Blick, ob alle Geräte erreichbar sind. Bleibt der Ping ungewöhnlich lange aus, stimmt etwas nicht: Der Automat hat vielleicht keinen Strom, kein Netz, oder jemand hat ihn ausgeschaltet. Beispiel: Dein Kaffeeautomat im Wartezimmer zeigt als letzten Ping „vor 2 Tagen“ — beim Nachschauen stellst du fest, dass die Putzkraft den Stecker gezogen hat. Ohne den Ping hättest du das erst viel später bemerkt.

Die fest eingebaute Software in deinem Automaten. Sie bestimmt, was der Automat kann – zum Beispiel, welche Daten er an die App sendet.

Die Firmware ist die Software, die dauerhaft im Automaten selbst gespeichert ist – so etwas wie sein Betriebssystem. Sie steuert den Verkauf, das Zählen des Geldes und die Datenübertragung an die App. In den Automaten-Details zeigt dir die App die Firmware-Version deines Geräts an. Ein Beispiel: Dein Kaffeeautomat meldet bestimmte Zählerstände nicht – der Techniker fragt als Erstes nach der Firmware-Version, weil ältere Versionen manche Daten noch nicht senden können. Ein Firmware-Update macht der Hersteller oder ein Techniker direkt am Automaten, nicht die App.

Ein einzelner Platz im Automaten, in dem ein Produkt liegt – meist mit einer Nummer wie A1 oder B3. Über die Fächer verwaltest du in der App, was wo liegt und wie viel noch da ist.

Jeder Automat ist in Fächer aufgeteilt: Fach A1 enthält zum Beispiel Cola, Fach B3 Schokoriegel. In der App legst du für jedes Fach fest, welches Produkt darin liegt, wie viele Stück hineinpassen und wie viele aktuell drin sind. Beispiel: Beim wöchentlichen Auffüllen deines Snackautomaten siehst du schon vorher in der App, dass Fach B3 fast leer ist – also packst du genug Schokoriegel ein und fährst nicht umsonst hin. Ein Fach kann auch leer bleiben oder umbelegt werden, wenn du dein Sortiment änderst. Die Fachnummer entspricht der Taste bzw. Anzeige am Automaten selbst.

So heißt es, wenn mehrere Automaten zusammengeschaltet sind: Der Master ist der Hauptautomat mit dem Bezahlsystem, die Slaves sind angeschlossene Zusatzautomaten ohne eigenes Bezahlsystem.

Automaten lassen sich koppeln, damit Kunden an einem einzigen Bezahlsystem für mehrere Geräte zahlen können. Der Master ist der Hauptautomat: Er nimmt das Geld an und steuert die angeschlossenen Geräte. Die Slaves sind Zusatzautomaten, die nur ihre Produkte ausgeben — bezahlt wird immer am Master. In der App siehst du Master und Slaves getrennt aufgelistet, damit du weißt, in welchem Gerät ein Produkt liegt. Beispiel: Vor deinem Kiosk stehen ein Kaffeeautomat (Master) und daneben ein Snackautomat (Slave) — der Kunde zahlt am Kaffeeautomaten, und der Snackautomat gibt den Riegel aus.

Ein Verkauf an einem älteren Automaten, der nur ein einfaches elektrisches Signal („Impuls“) sendet: „Es wurde etwas verkauft.“ Der Betrag wird erfasst, aber welches Produkt es war, weiß der Automat nicht.

Moderne Automaten melden bei jedem Verkauf genau, welches Produkt gekauft wurde. Ältere Automaten können das nicht: Sie geben nur einen kurzen elektrischen Impuls an das Zahlungsterminal – wie ein Klingelzeichen, das sagt „ein Verkauf ist passiert“. Die App bucht dann den Betrag, kann aber kein Produkt zuordnen. Beispiel: An deinem älteren Kaugummiautomaten vor dem Kiosk zahlt jemand 1 € mit Karte – in deiner Transaktionsliste steht dann „Impulsverkauf, 1,00 €“, aber ohne Produktnamen. Für deine Einnahmen ist das kein Problem, du siehst nur nicht, was genau gekauft wurde. Der Begriff hat also nichts mit „Impulskauf“ im Sinne von Spontankauf zu tun.

Dein digitales Bargeld-Journal für jeden Automaten: Jede Einnahme und jede Bargeldentnahme wird fälschungssicher festgehalten. Wichtig fürs Finanzamt.

Das Kassenbuch hält für jeden Automaten fest, wie viel Bargeld reinkam und was du entnommen hast. Jede Buchung ist fest mit der vorherigen verbunden und kann nachträglich weder geändert noch gelöscht werden — genau das verlangt das Finanzamt bei Bargeld. Die meisten Buchungen entstehen automatisch aus den Daten, die dein Automat meldet; du selbst trägst vor allem Bargeldentnahmen ein. Beispiel: Du leerst freitags deinen Kaffeeautomaten. Statt Zettel und Excel erfasst du die Entnahme mit ein paar Klicks, und bei einer Prüfung liegt alles sauber und lückenlos vor.

Der Bargeldbetrag, der laut Kassenbuch gerade in einem Automaten liegt. So weißt du jederzeit, wie viel Geld drin ist — ohne hinzufahren.

Der Kassenstand ist der Bargeldbetrag, der laut Kassenbuch aktuell in deinem Automaten liegt. Er ergibt sich automatisch: Jede Einnahme erhöht ihn, jede Entnahme verringert ihn. In der App siehst du ihn als „Aktueller Stand“, und bei jeder Buchung steht daneben der „Stand danach“ — also wie viel nach dieser Buchung im Automaten war. Beispiel: Dein Kaffeeautomat zeigt einen Kassenstand von 245 €. Du entscheidest, dass sich eine Leerung lohnt, fährst hin und entnimmst das Geld — der Kassenstand sinkt dabei automatisch auf den Rest, der als Wechselgeld im Automaten bleibt.

Du zählst das Bargeld im Automaten und vergleichst es mit dem Kassenstand aus dem Kassenbuch. So fällt sofort auf, wenn Geld fehlt oder zu viel da ist.

Beim Kassensturz zählst du das Bargeld, das wirklich im Automaten liegt, und vergleichst es mit dem Kassenstand, den das Kassenbuch anzeigt. Stimmen beide Zahlen überein, ist alles in Ordnung. Gibt es eine Differenz, hältst du sie im Kassenbuch fest — das erwartet auch das Finanzamt von einer ordentlichen Kasse. Beispiel: Die App sagt, im Snackautomaten müssten 180 € liegen. Du zählst nach und findest nur 175 €. Die 5 € Differenz trägst du mit einer kurzen Notiz ein, statt sie stillschweigend verschwinden zu lassen. Regelmäßige Kassenstürze — etwa bei jeder Leerung — helfen dir, Probleme wie klemmende Münzen oder Diebstahl früh zu bemerken.

Du nimmst Bargeld aus dem Automaten und verbuchst es im Kassenbuch. So bleibt lückenlos nachvollziehbar, wohin jeder Euro gegangen ist.

Wenn du deinen Automaten leerst, erfasst du das als Bargeldentnahme im Kassenbuch. Du entnimmst die Geldkassette mit den Münzen – und falls dein Automat Scheine annimmt, auch den Behälter des Banknotenlesers –, zählst den Betrag und trägst ihn ein. Die App vergleicht ihn automatisch mit dem, was laut Automat drin sein müsste. Das Wechselgeld im Münzwechsler bleibt dabei im Automaten. Beispiel: Du leerst deinen Getränkeautomaten, zählst 142,50 € und gibst den Betrag ein. Stimmt er nicht mit der Erwartung überein, siehst du das sofort und kannst der Differenz nachgehen.

Der Behälter im Automaten, in dem die eingenommenen Münzen gesammelt werden. Bei der Leerung nimmst du die Kassette heraus – das verbuchst du als Bargeldentnahme.

Die Geldkassette (kurz: Kassette) ist der Sammelbehälter für Münzen in deinem Automaten. Hier landet alles, was nicht zum Nachfüllen der Münztuben gebraucht wird. Anders als aus den Münztuben gibt der Automat aus der Kassette kein Wechselgeld heraus – sie sammelt nur. Die App zeigt dir jederzeit an, wie viel Geld rechnerisch in der Kassette liegen sollte. Ein Beispiel: Bei deiner wöchentlichen Tour öffnest du den Automaten, nimmst die Kassette heraus, zählst das Geld nach und verbuchst den Betrag als Bargeldentnahme im Kassenbuch – so stimmen deine Aufzeichnungen immer mit dem echten Bargeld überein.

Das Gerät im Automaten, das Münzen annimmt, auf Echtheit prüft und Wechselgeld herausgibt. Das Wechselgeld kommt aus den Münztuben.

Der Münzwechsler ist das Bauteil, in das die Münzen deiner Kunden fallen. Er prüft jede Münze auf Echtheit, sortiert sie und gibt bei Bedarf Wechselgeld aus den Münztuben heraus. Münzen, die nicht zum Nachfüllen der Münztuben gebraucht werden, landen in der Geldkassette. Ein Beispiel: Ein Kunde wirft 2 € für einen Kaffee zu 1,50 € ein – der Münzwechsler erkennt die Münze als echt und gibt 0,50 € aus den Münztuben zurück. In der App siehst du, wie viel Geld im Münzwechsler steckt und wann sich der Bestand verändert hat.

Schächte im Münzwechsler deines Automaten, in denen Münzen gestapelt sind. Aus ihnen gibt der Automat Kunden das Wechselgeld heraus.

In den Münztuben stapelt dein Automat Münzen nach Wert — zum Beispiel eine Tube für 50-Cent-Stücke, eine für 1-Euro-Münzen. Wirft ein Kunde Geld ein, landet die Münze entweder in einer Tube (als künftiges Wechselgeld) oder in der Geldkassette. Sind die Tuben zu leer, kann der Automat kein Wechselgeld mehr herausgeben und Kunden können nur noch passend zahlen. Beispiel: Ein Kunde zahlt einen Kaffee für 1,50 € mit einem 2-Euro-Stück — die 50 Cent Rückgeld kommen aus einer Münztube. Deshalb füllst du die Tuben beim Befüllen des Automaten bei Bedarf nach.

Das Wechselgeld, das beim Start schon im Automaten liegt – also der Betrag, mit dem dein Kassenbuch beginnt. Nur wenn dieser Startwert stimmt, geht deine Abrechnung später auf.

Wenn du für einen Automaten das Kassenbuch einschaltest, fragt dich die App zuerst: Wie viel Wechselgeld liegt gerade im Automaten? Dieser Betrag ist das Anfangswechselgeld und bildet die erste Buchung. Beispiel: Du stellst einen neuen Kaffeeautomaten in deinem Café auf und füllst 100 € in Münzen ein, damit er Wechselgeld herausgeben kann – diese 100 € trägst du als Anfangswechselgeld ein. Alles, was danach an Bargeld dazukommt oder entnommen wird, rechnet die App auf diesen Startwert drauf. Praktisch: Wenn der Automat schon Daten gemeldet hat, schlägt dir die App den zuletzt gemessenen Wechselgeld-Vorrat als Startwert vor – du kannst ihn aber jederzeit anpassen.

Das Gerät im Automaten, das Geldscheine annimmt und auf Echtheit prüft. Angenommene Scheine werden in einem eigenen Behälter gesammelt.

Der Banknotenleser zieht Geldscheine ein, prüft sie auf Echtheit und sammelt sie in einem eigenen Behälter – getrennt von den Münzen. Wechselgeld gibt er nicht heraus, das übernimmt der Münzwechsler. Die App zeigt dir den Banknotenleser als Bauteil deines Automaten an und zählt die eingenommenen Scheine getrennt von den Münzen. Ein Beispiel: Du siehst in der App, dass dein Getränkeautomat diese Woche 85 Euro in Scheinen eingenommen hat – bei der nächsten Leerung weißt du also genau, wie viel Papiergeld du herausnehmen und verbuchen musst.

CleverPay sind unsere eigenen Zahlungsterminals für Verkaufsautomaten. CleverVend ist genau darauf abgestimmt: Jede Zahlung an einem CleverPay-Terminal landet automatisch in der App.

CleverPay ist der Name unserer eigenen Zahlungsterminals, die in Verkaufsautomaten eingebaut werden. CleverVend, also diese App, ist der dazugehörige Verwaltungsdienst: Weil Terminal und App vom selben Anbieter kommen, fließen alle Zahlungen ohne zusätzliche technische Einrichtung direkt in deine Auswertungen. Beispiel: Du rüstest deinen Snackautomaten mit einem CleverPay-Terminal aus und trägst dessen Terminal-ID in der App ein – ab da siehst du live, was verkauft wird und wie viel Umsatz per Karte reinkommt. Für CleverVend brauchst du CleverPay-Terminals in deinen Automaten.

Ein Closed-Loop-System ist dein eigenes Guthabenkarten-System: Die Karten lassen sich nur bei dir aufladen und nur an deinen Automaten einlösen. Praktisch für Stammkunden, Mitarbeiter oder Vereine.

„Closed Loop“ heißt „geschlossener Kreislauf“: Du gibst eigene Guthabenkarten aus, die nur in deinem System funktionieren – aufladen nur bei dir, bezahlen nur an deinen Automaten. Anders als eine normale Bankkarte hat die Karte kein Geld „von der Bank“, sondern Guthaben, das du selbst verwaltest. Beispiel: Neben deinem Kiosk steht ein Kaffeeautomat in einer Werkstatt. Der Chef lädt für seine Mitarbeiter Karten mit je 20 € auf, die Mitarbeiter halten die Karte einfach ans Zahlungsterminal – und du siehst in der App jederzeit, wie viel Guthaben auf jeder Karte ist. Das bindet Kunden und das Geld ist schon vorab bei dir.

Die Funktechnik hinter dem kontaktlosen Bezahlen: Karte oder Handy kurz ans Zahlungsterminal halten, fertig. Funktioniert nur über wenige Zentimeter — das macht es sicher.

NFC steht für „Near Field Communication“, auf Deutsch etwa Nahfunk. Es ist die Technik, mit der Karten und Handys kontaktlos mit dem Zahlungsterminal sprechen: kurz vorhalten, und die Daten sind übertragen. Die Reichweite beträgt bewusst nur wenige Zentimeter — niemand kann im Vorbeigehen aus der Ferne mitlesen oder abbuchen. Deine Automaten nutzen NFC gleich doppelt: für normale kontaktlose Kartenzahlung (Girocard, Kreditkarte, Apple Pay, Google Pay) und für deine eigenen MIFARE-Guthabenkarten. Beispiel: Ein Kunde hält morgens im Vorbeigehen sein Handy an deinen Kaffeeautomaten — zwei Sekunden später ist bezahlt und der Kaffee läuft.

Eine weit verbreitete Chipkarten-Technik für kontaktlose Karten — dieselbe wie bei vielen Firmenausweisen und Fahrkarten. Unsere Guthabenkarten sind MIFARE-Karten.

MIFARE ist der Name einer sehr verbreiteten Technik für kontaktlose Chipkarten. Du kennst sie vermutlich schon aus dem Alltag: Viele Firmenausweise, Hotelkarten und Fahrkarten sind MIFARE-Karten. In jedem Chip steckt eine eindeutige Karten-UID, die per NFC — also durch einfaches Vorhalten — gelesen wird. Für dein eigenes Guthabenkarten-System (Closed-Loop) nutzt du genau solche Karten: günstig zu beschaffen, robust und ohne Batterie. Beispiel: Du bestellst 100 MIFARE-Karten mit deinem Kiosk-Logo, registrierst sie in der App und verkaufst sie als aufladbare Kaffeekarten an deine Stammkunden.

PIN on Glass heißt: Deine Kunden tippen ihre Karten-PIN direkt auf dem Bildschirm des Zahlungsterminals ein — ein eigenes Tastenfeld ist nicht nötig.

PIN on Glass ist eine Technik moderner Zahlungsterminals: Statt auf einem festen Tastenfeld gibt der Kunde seine Karten-PIN direkt auf dem Bildschirm ein — so wie er es vom Smartphone kennt. Das brauchst du immer dann, wenn eine Kartenzahlung eine PIN verlangt, zum Beispiel bei höheren Beträgen. Ein Beispiel: Ein Kunde kauft an deinem Automaten für über 50 Euro ein, die Karte fragt nach der PIN — er tippt sie einfach auf dem Bildschirm ein und die Zahlung geht durch. Die Eingabe ist nach dem Sicherheitsstandard PCI-DSS geprüft, die PIN bleibt also geschützt.

Das Standardformat, mit dem Steuerberater in Deutschland Buchhaltungsdaten empfangen. Mit dem DATEV-Export gibst du deinem Steuerberater deine Automaten-Umsätze als fertige Datei – ohne Abtippen.

DATEV ist die Buchhaltungssoftware, mit der fast alle Steuerberater in Deutschland arbeiten. Damit dein Steuerberater deine Automaten-Umsätze nicht von Hand abtippen muss, erstellt die App auf Knopfdruck eine Export-Datei genau in dem Format, das seine Software versteht. Beispiel: Am Monatsende wählst du im DATEV-Export den Zeitraum aus, klickst auf „Exportieren“ und schickst die Datei per E-Mail an deinen Steuerberater – der liest sie mit wenigen Klicks ein. Vorher trägst du einmalig ein paar Angaben ein, die dir dein Steuerberater nennt, etwa seine Beraternummer und deine Mandantennummer. Der Export ist so aufgebaut, dass er den Anforderungen des Finanzamts entspricht.

Eine Nummer, die deine Steuerberater-Kanzlei bei DATEV eindeutig kennzeichnet. Du brauchst sie für den DATEV-Export — frag einfach deinen Steuerberater danach.

Jede Steuerberater-Kanzlei, die mit DATEV arbeitet, hat eine eigene Beraternummer. Zusammen mit deiner Mandantennummer sorgt sie dafür, dass deine exportierten Buchungen bei der richtigen Kanzlei und dort beim richtigen Mandanten — also bei dir — landen. Ausdenken kannst du dir diese Nummer nicht: Sie kommt immer von deinem Steuerberater. Beispiel: Du richtest den DATEV-Export ein und die App fragt nach der Beraternummer — eine kurze Mail an deine Steuerkanzlei genügt, und du bekommst Berater- und Mandantennummer zum Eintragen.

Die Nummer, unter der dein Steuerberater deinen Betrieb bei DATEV führt. Sie sorgt dafür, dass dein Buchhaltungs-Export beim richtigen Betrieb landet.

Steuerberater betreuen viele Betriebe gleichzeitig. Damit sie nichts verwechseln, bekommt jeder Betrieb bei DATEV eine eigene Nummer — das ist deine Mandantennummer (z.B. 1001). Trägst du sie in den DATEV-Einstellungen ein, weiß das System deines Steuerberaters automatisch, dass die Zahlen zu deinem Kiosk gehören. Beispiel: Du schickst deine Automaten-Umsätze vom Juni als DATEV-Export an deine Steuerberaterin — dank der Mandantennummer landen sie direkt in deiner Buchhaltung und nicht bei einem anderen Kunden. Du findest die Nummer auf Schreiben deines Steuerberaters oder fragst einfach kurz nach.

Eine feste Standard-Liste von Buchungskonten, nach der dein Steuerberater deine Einnahmen und Ausgaben sortiert. In Deutschland üblich sind SKR03 und SKR04 — wähle den, den dein Steuerberater nutzt.

Damit Buchhaltung überall gleich funktioniert, gibt es fertige Listen mit nummerierten Konten — z.B. eines für Bareinnahmen, eines für Wareneinkauf. So eine Liste heißt Kontenrahmen. Die zwei gängigsten in Deutschland sind SKR03 und SKR04; sie enthalten das Gleiche, nummerieren die Konten aber unterschiedlich. Deshalb musst du hier den auswählen, mit dem dein Steuerberater arbeitet — sonst landen deine Umsätze auf den falschen Kontonummern. Beispiel: Deine Steuerberaterin nutzt SKR03, du stellst SKR03 ein, und dein DATEV-Export bucht die Automaten-Einnahmen automatisch auf das richtige Konto. Wenn du unsicher bist: kurz anrufen und nachfragen, die Antwort dauert zehn Sekunden.